Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche personenbezogenen Daten auf dieser Website und in der Software NEEDL verarbeitet werden, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Datenschutzbeauftragter: [PLATZHALTER: falls benannt: Name und Kontakt – sonst Absatz entfernen]

2. Rollen: Website und Software

• Website (needl-booker.de): Für die Verarbeitung beim Besuch dieser Website sind wir Verantwortlicher.
• Software NEEDL: NEEDL wird von Tattoo-Studios genutzt. Für die Daten ihrer Kundinnen und Kunden (Leads) ist das jeweilige Studio Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. [PLATZHALTER: Rollenmodell rechtlich bestätigen]
• Für die Konten der Studio-Mitarbeitenden und die Abrechnung mit den Studios sind wir Verantwortlicher. [PLATZHALTER: prüfen]

Die Abschnitte 4 bis 7 beschreiben die Verarbeitung in NEEDL auch für die Studios, damit Betroffene an einer Stelle nachlesen können, was mit ihren Daten geschieht.

3. Besuch dieser Website

3.1 Hosting und Server-Logfiles

Die Website und die Software werden auf Servern in Deutschland betrieben (IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur). [PLATZHALTER: Anbieter und Standort bestätigen] Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser-Typ, Referrer. Zweck ist die sichere Bereitstellung der Website; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Logdaten werden nach [PLATZHALTER: Anzahl] Tagen gelöscht.

3.2 Keine Cookies, kein Tracking

Die Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Marketing-Dienste. Schriften werden vom eigenen Server geladen, nicht von Drittanbietern.

3.3 Kontakt per E-Mail

Wenn du uns schreibst, verarbeiten wir deine Angaben, um die Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsanfragen, sonst lit. f). Wir löschen die Nachrichten, wenn sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflichten bestehen. [PLATZHALTER: E-Mail-Anbieter nennen]

4. Verarbeitung in NEEDL: Kundinnen und Kunden der Studios

4.1 Leads aus Meta-Werbung (Lead-Formulare)

Studios schalten auf Facebook und Instagram Anzeigen mit einem Lead-Formular. Wer das Formular absendet, übermittelt an das Studio: Name, Telefonnummer, optional E-Mail-Adresse sowie die Einwilligung zur Kontaktaufnahme per WhatsApp. NEEDL ruft diese Angaben über die Schnittstelle von Meta (Graph API) ab und speichert zusätzlich die Lead-ID, Kampagne, Anzeigengruppe und Anzeige sowie Zeitpunkt und Wortlaut der Einwilligung.

Zweck: Kontaktaufnahme, Terminvereinbarung und Auswertung, welche Werbung zu Terminen führt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO; für die Auswertung lit. f. [PLATZHALTER: prüfen; ggf. gemeinsame Verantwortlichkeit von Studio und Meta für Lead Ads]

4.2 WhatsApp

Mit Einwilligung schreibt NEEDL Interessierte über die WhatsApp Business Platform (Cloud API) von Meta an, beantwortet Nachrichten und versendet Terminerinnerungen. Dabei werden Telefonnummer, Profilname, Nachrichteninhalte, gesendete Bilder und Zustellstatus verarbeitet und in NEEDL pro Kontakt gespeichert. Anbieter ist Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland; eine Übermittlung an Meta Platforms, Inc. in den USA ist möglich (siehe Abschnitt 8). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für gebuchte Termine lit. b. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

4.3 Chatbot mit künstlicher Intelligenz (Anthropic)

Nachrichten im WhatsApp-Chat können von einem Chatbot beantwortet werden, der die Tattoo-Idee klärt und einen Beratungstermin bucht. Dazu werden der Chatverlauf, die bisherige Zusammenfassung und freie Termine an das KI-Modell Claude der Anthropic übermittelt. [PLATZHALTER: Vertragspartner (Anthropic PBC, USA, bzw. Anthropic Ireland Ltd.), Speicherdauer bei Anthropic und Ausschluss der Nutzung zum Training bestätigen]

Der Chatbot nennt keine Preise und gibt sich nicht als Mensch aus; auf Nachfrage weist er darauf hin, dass Nachrichten durch eine KI automatisiert werden. Ein Mensch aus dem Studio kann das Gespräch jederzeit übernehmen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. [PLATZHALTER: Transparenzpflichten nach Art. 50 KI-Verordnung prüfen]

4.4 Termine und Kalender (Google, TeamUp)

Gebuchte Termine werden in NEEDL gespeichert und in den Kalender des Studios bzw. der zuständigen Person eingetragen – je nach Wahl des Studios Google Kalender (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) oder TeamUp [PLATZHALTER: Anbieter und Anschrift von TeamUp]. Der Kalendereintrag enthält Name, Telefonnummer, Termin und die Zusammenfassung der Tattoo-Idee. Für freie Zeiten fragt NEEDL belegte Zeiträume aus diesen Kalendern ab. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.5 Beratungsergebnis und Umsatz

Nach der Beratung trägt das Studio das Ergebnis ein, z. B. ob ein Tattoo-Termin vereinbart wurde, mit Datum, Preis und Anzahlung. Zweck ist die Auswertung für das Studio und die Abrechnung von NEEDL. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.

5. Verarbeitung in NEEDL: Studio-Mitarbeitende

Mitarbeitende melden sich mit ihrem Google-Konto an. Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Verfügbarkeiten, verbundene Kalender und Protokolle wichtiger Änderungen. Zugangsdaten zu Kalendern werden verschlüsselt gespeichert. Für die Anmeldung wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Wer Push-Benachrichtigungen einschaltet, erhält diese über den Push-Dienst seines Browsers. Die Verteilung von Terminen im Team erfolgt automatisch nach vom Studio festgelegten Anteilen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, § 26 BDSG. [PLATZHALTER: prüfen]

6. Daten von Meta-Plattformen

Von Meta erhält NEEDL ausschließlich die oben beschriebenen Daten aus Lead-Formularen und dem WhatsApp-Chat. Wir nutzen sie nur, um für das jeweilige Studio Kontakt aufzunehmen, Termine zu buchen und den Erfolg der Werbung auszuwerten. Wir verkaufen diese Daten nicht und geben sie nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter. Wie du die Löschung beantragst, steht in der Anleitung zur Datenlöschung.

7. Speicherdauer

• Leads ohne Beratung oder Termin werden zehn Monate nach der letzten Aktivität automatisch gelöscht.
• Leads mit Beratung oder Termin: [PLATZHALTER: Frist festlegen]
• Konten von Mitarbeitenden: bis zur Löschung durch das Studio bzw. bis Vertragsende. [PLATZHALTER: prüfen]
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Rechnungen) bleiben unberührt.

8. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Wir setzen folgende Dienstleister ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge bestehen:

Übermittlungen in die USA stützen sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist, sonst auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss. [PLATZHALTER: je Anbieter prüfen]

9. Deine Rechte

Du hast das Recht auf

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Bei Daten, die wir für ein Studio verarbeiten, leiten wir deine Anfrage an das Studio weiter und unterstützen es bei der Bearbeitung. Zuständige Aufsichtsbehörde: [PLATZHALTER: Landesdatenschutzbehörde am Sitz des Betreibers]

10. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. [PLATZHALTER: prüfen (Chatbot-Buchung, automatische Terminverteilung)]

11. Datensicherheit

Verbindungen sind per TLS verschlüsselt. Zugangsdaten zu angebundenen Diensten werden verschlüsselt gespeichert, Bilder von Kundinnen und Kunden liegen in einem privaten Speicher ohne öffentliche Links. Mitarbeitende sehen nur die Daten, die sie für ihre Aufgabe brauchen.

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.